Sehr geehrte Kunden und Interessenten,
hiermit kommen wir unserer datenschutzrechtlichen Informationspflicht nach und möchten Sie nachfolgend in transparenter Weise über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten informieren.
1. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Verantwortlich für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und somit auch für die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben ist das Unternehmen Haufe GmbH & Co. KG.
Unsere Kontaktdaten sind wie folgt:
Anschrift:
HAUFE GmbH & Co. KG
Weilburger Str. 14
61250 Usingen
Phone: 0049 6081 9153-0
Fax: 0049 6081 9153-20
E-Mail: info@haufe-uebertrager.de
2. Kontaktdaten des bestellten Datenschutzbeauftragten
Unseren offiziell bestellten Datenschutzbeauftragten können Sie bei Bedarf unter den nachfolgenden Kontaktdaten erreichen:
Herr Michael Layer
Sulzbacher Str.6
71720 Oberstenfeld
Telefon / Phone: +49 (0)7062 9794362
Telefax/ Fax: +49 (0)7062 9794361
E-Mail: m.layer@changetec-technology.de
3. Zweck der Datenerhebung
Wir benötigen Ihre personenbezogenen Daten aus den folgenden Gründen:
– Erstellung von individuellen Angeboten in Folge bei uns angefragter Arbeiten oder Dienstleistungen
– Erstellen eines Dienstleistungs- oder Werkvertrags
– Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistung
– Abrechnung der vertraglich vereinbarten Leistung
4. Rechtsgrundlage
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf Grund folgender Rechtsgrundlage: Artikel 6 der DSGVO Absatz 1 lit. b
5. Berechtigte Interessen des Verantwortlichen
Um unsere vertragliche vereinbarte Leistung erbringen oder natürlich auch um Ihnen auf Ihre Anfrage hin, ein individuelles Angebot erstellen zu können, benötigen wir natürlich ein Mindestmaß an personenbezogenen Daten. Wir beachten stets das Gebot der Datensparsamkeit und erheben keine personenbezogenen Daten, welche wir nicht für die Erfüllung unserer Aufgaben benötigen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die Punkte 3 und 4 dieser Datenschutzerklärung.
6. Interne und externe Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten
Eine interne Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten oder weiterer Aufgaben im Zusammenhang mit denen in Punkt Nr. 3 genannten Tätigkeiten. Eine externe Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten kann unter folgenden Umständen stattfinden.
– Beauftragung eines Unterauftragnehmers zu Erfüllung der vertraglichen Pflichten, welche wir im Rahmen der Zusammenarbeit mit Ihnen vereinbart haben
– Beauftragung von Unterstützungsleistungen bei denen ein Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten notwendig ist oder zumindest nicht vollkommen ausgeschlossen werden kann. Hierzu gehören z.B. EDV-Unterstützungsleistungen, Dienstleistungen im Rahmen der Rechnungsstellung oder der Inanspruchnahme von steuerlichen Beratungsleistungen
– Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten auf Grund gesetzlicher Verpflichtungen
Audio- und Videokonferenzen Datenverarbeitung Für die Kommunikation mit unseren Kunden setzen wir unter anderen Online-Konferenz-Tools ein. Die im Einzelnen von uns genutzten Tools sind unten aufgelistet. Wenn Sie mit uns per Video- oder Audiokonferenz via Internet kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns und dem Anbieter des jeweiligen Konferenz-Tools erfasst und verarbeitet. Die Konferenz-Tools erfassen dabei alle Daten, die Sie zur Nutzung der Tools bereitstellen/einsetzen (E-Mailadresse und/oder Ihre Telefonnummer). Ferner verarbeiten die Konferenz-Tools die Dauer der Konferenz, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme an der Konferenz, Anzahl der Teilnehmer und sonstige „Kontextinformationen“ im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang (Metadaten). Des Weiteren verarbeitet der Anbieter des Tools alle technischen Daten, die zur Abwicklung der Online Kommunikation erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere IP-Adressen, MAC-Adressen, Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher sowie die Art der Verbindung. Sofern innerhalb des Tools Inhalte ausgetauscht, hochgeladen oder in sonstiger Weise bereitgestellt werden, werden diese ebenfalls auf den Servern der Tool-Anbieter gespeichert. Zu solchen Inhalten zählen insbesondere Cloud-Aufzeichnungen, Chat-/ Sofortnachrichten, Voicemails hochgeladene Fotos und Videos, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden. Bitte beachten Sie, dass wir nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der verwendeten Tools haben. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters. Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung durch die Konferenztools entnehmen Sie den Datenschutzerklärungen der jeweils eingesetzten Tools, die wir unter diesem Text aufgeführt haben. Zweck und Rechtsgrundlagen Die Konferenz-Tools werden genutzt, um mit angehenden oder bestehenden Vertragspartnern zu kommunizieren oder bestimmte Leistungen gegenüber unseren Kunden anzubieten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Des Weiteren dient der Einsatz der Tools der allgemeinen Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation mit uns bzw. unserem Unternehmen (berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt der Einsatz der betreffenden Tools auf Grundlage dieser Einwilligung; die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Speicherdauer Die unmittelbar von uns über die Video- und Konferenz-Tools erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt. Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von den Betreibern der Konferenz-Tools zu eigenen Zwecken gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt bei den Betreibern der Konferenz-Tools. Eingesetzte Konferenz-Tools Wir setzen folgende Konferenz-Tools ein: Zoom Wir nutzen Zoom. Anbieter dieses Dienstes ist die Zoom Communications Inc., San Jose, 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113. Zoom verfügt über eine Zertifizierung nach dem EU-US-PrivacyShield. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Zoom: zoom.us/de-de/privacy.html Skype for Business Wir nutzen Skype for Business. Anbieter ist Skype Communications SARL, 23-29 Rives de Clausen, L-2165 Luxembourg. Skype verfügt über eine Zertifizierung nach dem EU-US-Privacy-Shield. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Skype: privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement/ Microsoft Teams Wir nutzen Microsoft Teams. Anbieter ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA98052-6399, USA. Microsoft Teams verfügt über eine Zertifizierung nach dem EU-US-Privacy-Shield. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Microsoft Teams: privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
7. Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland (außerhalb der Europäischen Union) oder eine internationale Organisation
Wir übermitteln Ihre Daten nicht an ein EU-Drittland oder an eine international tätige Organisation. Sollte dies notwendig sein, würden wir Sie hierrüber im Vorfeld informieren und alle notwendigen Maßnahmen zur Einhaltung eines angemessenen Datenschutzniveaus sicherstellen.
8. Speicherdauer und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten
Der Gesetzgeber hat eine Vielzahl von Aufbewahrungsfristen erlassen, welche wir mit größter Sorgfalt beachten und uns dahingehend beraten lassen, um diesen Pflichten nachzukommen. Grundsätzlich gilt in diesem Zusammenhang, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nur solange speichern, wie dies durch den definierten Zweck erlaubt ist, bzw. es der Gesetzgeber aus Nachweisgründen vorschreibt. Sollten wir Ihre Daten länger wie zuvor beschrieben speichern wollen, würden wir uns dies im Rahmen einer freiwilligen Einwilligungserklärung von Ihnen bestätigen lassen.
9. Recht auf Auskunft, Löschung, Berichtigung, Widerspruch und Nutzungseinschränkung Ihrer personenbezogenen Daten
Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, so haben Sie das Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die folgenden Informationen:
– die Verarbeitungszwecke
– die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
– die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offen gelegt werden, insbesondere bei Empfängern in EU-Drittländern oder bei internationalen Organisationen
– falls möglich die geplante Dauer, für die Ihre personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer
– das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch uns oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung
– das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde
– wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten
– bei Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für Ihre Person).
Werden Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt, so haben Sie das Recht, über die geeigneten „Garantien“ in Bezug auf die
Sicherstellung eines ausreichenden Datenschutzniveaus im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden. Wir stellen Ihnen eine kostenlose Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung. Für alle weiteren Kopien, die Sie beantragen, können wir ein angemessenes Entgelt auf der Grundlage der Verwaltungskosten verlangen. Wenn Sie den Antrag elektronisch stellen, so erhalten Sie die Informationen in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung gestellt, sofern Sie nichts anderes angeben.
Das Recht auf Erhalt einer Kopie kann eingeschränkt sein, wenn hierdurch die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden. Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung, haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten, auch mittels einer ergänzenden Erklärung zu verlangen. Um dieses Recht ausüben zu können, dürfen Sie sich gerne an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Sie haben das Recht die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, insofern eine der folgenden Kriterien erfüllt ist:
– Die personenbezogenen Daten sind für die Erfüllung des vereinbarten Zwecks nicht mehr erforderlich
– Sie ziehen eine erteilte freiwillige Einwilligungserklärung zurück (die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hierdurch allerdings unberührt)
– Ihre personenbezogenen Daten wurden bisher unrechtmäßig verarbeitet
– Es gib eine rechtliche Verpflichtung zur Löschung
– Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft (Personen unter 16 Jahre) erhoben
Des Weiteren haben Sie das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:
– Die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen
– Die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen
– Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen
– Wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber den Ihren überwiegen
10. Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten, insofern diese in einem automatisierten Verfahren verarbeitet werden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie haben des Weiteren das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln.
Bei der Ausübung Ihres Rechts auf Datenübertragbarkeit haben Sie das Recht zu erwirken, dass Ihre personenbezogenen Daten direkt von uns an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist.
Das Recht auf Datenübertragbarkeit kann eingeschränkt sein, insofern Rechte oder Freiheiten anderer Personen durch die Ausübung dieses Rechts beeinträchtigt werden.
11. Widerrufsrecht bei Einwilligungen und Fortbestand erteilter Einwilligungen
Insofern wir personenbezogene Daten zu Ihrer Person auf Grund einer Einwilligungserklärung verarbeiten, haben Sie das Recht, die erteilte Einwilligung zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hierdurch allerdings unberührt. Bezüglich der Einhaltung von Speicherfristen muss diesbezüglich auch der Punkt 8 dieser Datenschutzerklärung beachtet werden.
12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Insofern Sie die Notwendigkeit sehen, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren, steht Ihnen dieses Recht jederzeit frei.
13. Verpflichtende Abgabe Ihrer personenbezogenen Daten und mögliche Folgen bei Verweigerung der Abgabe.
Zur Erfüllung unserer vertraglichen Leistung bzw. zur Erstellung eines individuellen Angebots benötigen wir die bei Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten. Ohne diese personenbezogenen Daten ist eine Erstellung von Angeboten oder die Erbringung der gewünschten Dienstleistungen und Arbeiten nicht möglich.
14. Automatische Entscheidungsfindungen und Profiling
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung in Bezug auf Ihre Person statt. Es wird
kein „Profiling“ mit Hilfe der bei Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten durchgeführt.
15. Zweckänderung
Insofern wir eine Änderung des Zwecks, zu dem Ihre personenbezogenen Daten ursprünglich erhoben wurden, beabsichtigen, so werden wir Sie hierrüber vorab detailliert und transparent informieren. In diesem Fall stellen wir Ihnen selbstverständlich alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen zu Verfügung. Wenn es sich bei der Zweckänderung um eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten handelt, welche auf der Rechtsgrundlage einer freiwilligen Einwilligungserklärung beruht, werden wir sie dahingehend informieren und Sie entsprechend um Ihre formelle Einwilligung bitten.
16. Offene Fragen, Beschwerden oder Anregungen
Sie dürfen uns gerne bei allen Fragen, Beschwerden oder Anregungen in Sachen Datenschutz kontaktieren. Bei Bedarf können Sie sich hierzu gerne an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Punkt Nr.2 dieser Datenschutzerklärung) wenden.